22 قانون که در جلسات حضوری باید به یاد داشته باشید

امروزه درحالی که بسیاری از جلسات و مذاکرات مهم از طریق تلفن انجام می‌گیرد، بسیاری مایل هستند تا حضوری شما را ملاقات کنند تا واقعاً بدانند شما فرد مورد اعتمادی برای آنچه اظهار می‌کنید، هستید یا خیر؟؛ اینجا یک سری “باید‌ها” و “نباید‌ها” را آورده‌ایم تا در جلساتِ حضوری به کمکتان بیاید:

1- باید یک هدف مشخص داشته باشید.

همیشه اهدافی مانند: “گرفتن امضا از مدیر، جهت تمدید قرارداد” به جای چیزی مبهم مثل “ایجاد ارتباط بهتر”، داشته باشید.

2- یک دستور کار نوشته شده داشته باشید.

در یک صفحه‌ کاغذ، مواردی را که باید بازگو کنید را به صورت آیتم‌وار داشته باشید. این دستورات بسیار مفید هستند، چون زمان جلسه به موراد مهم اختصاص خواهد یافت تا بحث‌های حاشیه‌ای.

3- زرق و برق را کنار بگذارید.

صحنه‌سازی نکنید!، ساده باشید و به سادگی صحبت کنید. منظور از ساده بودن، به نوعی برازندگی در ابعاد مورد قبول جامعه است.

4- در ابتدا ظاهرتان را چک کنید.

رفتن به جلسه با یک سوراخ در کت، یا لکه‌ای آزاردهند روی پیراهن اصلاً خوب نیست!. به احتمال زیاد شخص مقابل، هیچ‌یک از صحبت‌های شما را نخواهد شنید…، به احتمال زیاد آن مورد به اندازه‌ی کافی برداشت‌های اولیه‌ای از شما به طرف مقابل ارائه داده است.

5- دیر نرسید.

دیر رسیدن یعنی اینکه شما هیچ ارزشی به شخص مقابل نمی‌دهید. سعی کنید حداقل 15 دقیقه زودتر از موعد در محل مورد نظر حاضر باشید.

6- بیش از حد “رسمی” نباشید.

قبل از جلسه، کمی گپ و گفتگوی دوستانه لازم است. اجازه ندهید مشتری بحث را به سمت کار هدایت کند، رشته‌ی کار را در دستانتان داشته باشید.

7- خیلی “دوستانه” نباشید.

به جای تضاهر به یک دوستی طولانی که مدتی است یکدیگر را ندیده‌اید، با عتبار و همراه با کنجکاوری برخورد کنید.

8- بیش از حد صحبت نکنید.

ایجاد ارتباط و جمع آوری اطلاعات هدف اصلی شماست، اگر بیش از اندازه صحبت کنید، نمی‌توانید کاری از پیش ببرید.

9- بیش از حد گوش ندهید.

اگر نمی‌توانید چیز مهمی به دیالوگ اضافه کنید، شخص مقابل ممکن است فکر کند که شما یک دست کت و شلوار توخالی هستید…!

10- با مشتری بحث نکنید.

اگر مشتری یا طرف مقابل نکته‌ی مهمی را قبول ندارد؛ با “بحث” کردن، آن دیدگاه را به “بتن” مبدل خواهید کرد. در عوض از مشتری بخواهید تا دلیل دیدگاهش را توضیح دهد.

11- “سیاست” مورد بحث نیست.

اگر مشتری روی ابعاد سیاسی تمرکز کرده، از او بپرسید: “کدامین راه‌ها را می‌بیند که در وضعیت کنونی روی کسب‌و‌کارش تاثیر دارد؟”

12- دین و مذهب مورد گفتگو نیست.

اگر شخص مقابل اصرار بر دیدگاه مذهبی دارد، به او بگویید که در خصوص کار و موضوع خاصی صحبت کند و مبحث را به کسب‌و‌کار برگرداند.

13- دانش محصول‌تان را داشته باشید.

مشتری دوست ندارد با این عبارت مواجه شود “باید برم اون پشت و در مورد این سوال شما بپرسم”و…و…، مطمئن شوید قبل از جلسه تدابیر و سیاست‌های فعلی‌تان را به خوبی می‌شناسید.

14- تیزهوشی تجاری داشته باشید.

مشتری انتظار دارد تا مدل کسب و کار خودتان را به خوبی بشناسید.

15- اسامی یا اسم شخص مقابل را به یاد داشته باشید.

چه چیزی بدتر از این است که در وسط مکالمه، نام شخص مقابل را فراموش کنید؟، نام هر شخص را روی کاغذ یادداشت بنویسید و یا کارت‌های ویزیت را در ابتدای جلسه تبادل کنید.

16- سوالات شخصی نپرسید.

در یک جلسه‌ی کاری، از طرح سوالات شخصی پرهیز کنید و به جای آن، به اصل موضوع تمرکز و توجه داشته باشید.

17- زیاده‌گویی نکنید…

هر چیزی که می‌گویید یا هر کاری که می‌کنید در یک سیستم اداری یا سازمانی در عرض 2ساعت منتشر می‌شود… بله!

18- به کسی بی‌ادبی نکنید.

فرض کنید قبل از جلسه در لابی نشسته‌اید و شخصی انطرف‌تر در حال کشیدن سیگار است، شما از این کارش خیلی ناراحت هستید و نگاه غضب‌ناکی هم به او می‌کنید…، سپس وارد اتاق می‌شوید و همان شخص به عنوان مدیر آن مجموعه مقابل شما می‌نشیند…!، چه حسی به شما دست خواهد داد؟

19- تلفن‌همراهتان را خموش کنید.

چگونه ممکن است “اس‌ام‌اس” یا “تماسی” مهمتر از یک جلسه‌ی کاری باشد؟ تلفن همراهتان را خاموش کنید و آن را در کیف‌‎تان بیندازید.

20- اجازه ندهید جلسه پر پیچ‌و‌خم شود.

اگر به مکالمات اجازه‌ی سرگردان شدن بدهید، به شخص مقابل این تفکر را القا می‌کنید که قادر به جمع کرده موضوع نیستید.

21- تعارف خداحافظی را کش ندهید…!

ممکن است شخص مقابل کارهای زیادی برای انجام داشته باشد و به جاهای مختلفی سر بزند، تا زمانی که با شما صرف کرده است!، پس زمانش را بیشتر از این صرف خود نکنید.

22- پیگیری را فراموش نکنید.

نوشته‌ها و یادداشت‌هایتان را داشته باشید و بلافاصله بعد از اتمام جلسه، آنها را در لیست کارهایی که باید پیگیری کنید قرار دهید.